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政策法規

廈門市慈善總會檔案管理暫行辦法

(自2009年9月1日起施行)

第一章  總   則

第一條  為規范廈門市慈善總會(以下簡稱總會)的檔案管理工作,更好地為各項業務工作服務,依據國家相關法律、法規和民政部有關規定,制定本辦法。

第二條  本辦法所稱檔案,是指總會在履行職能活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄資料。

第三條  辦公廳是總會檔案管理的職能部門,負責總會檔案的管理、監督、檢查工作。保證總會檔案的完整、準確、安全和有效利用。


第二章  歸檔范圍與保管期限

第四條  歸檔范圍

(一)中央黨政機關、人民團體及領導人對總會工作的重要批示、講話、題詞及相關聲像資料。

(二)上級機關和主管部門下發、轉發的各類文件、條例、條令等法律、法規性文件。

(三)上級機關和主管部門交總會辦理或總會參與辦理的全國人大、政協的議案、建議、提案,包括辦理、調查、答復、處理的相關文件材料。

(四)總會召開會員代表大會、理事會、常務理事會的全套文件和音像資料;會長辦公會議紀要;中慈文及附屬文件;總會召開的各類重要工作會議、座談會、研討會及專業會議的會議文件和聲像資料。

(五)總會向上級機關的請示、報告及上級機關的批復;總會制發、轉發及與其他單位聯合頒發的各種文件簽發稿件;總會團體會員的請示、報告及總會的批復。    

(六)總會制定的各項規章制度;總會各委、部、辦在業務活動中形成的重要文件(包括請示、報告、合同、協議等)和聲像資料。

(七)總會領導在工作中形成的重要文、電、信函及聲像資料;重要的人民來信、來訪材料及處理過程中形成的文件材料。

第五條  檔案保管期限

本辦法第四條中除第六、第七兩項內容為長期(20年)保存外,其他檔案資料均為永久性保存。


第三章  立卷歸檔與查閱辦法

第六條  檔案材料分別按照項目實施始終和其它年度性文書收集整理,保持其連續性和完整性。破損件要托裱修補、模糊不清的要附抄件。

第七條  當年文檔均由各部門負責收集整理,列出目錄清單,于次年3月底前移交辦公廳,并辦理交接手續。        

第八條  檔案由辦公廳負責收集、整理和立卷,各部門原則上不再保存應歸檔的文件資料。辦公廳指定專人保管,并保證業務部門隨時查閱需要。

第九條  總會內部人員查、借閱檔案要辦理查、借閱手續,并經部門負責人批準。外單位查閱總會檔案,憑介紹信并經總會領導批準方可查閱。查閱檔案原則上在總會檔案室進行,如有特殊情況需帶出檔案室查閱的,應在當天下班前交還檔案室。總會檔案一律不得借出會外。


附件:

廈門市慈善總會各部、室文件歸檔內容

一、辦公廳

(一)中央黨政機關、人民團體及領導人對總會工作的重要批示、指示、講話及相關資料。辦公廳承辦的與機關有關的議案、提案及重要事項資料。

(二)總會歷屆會員代表大會、理事會、常務理事會文件和相關資料,會長辦公會紀要,由辦公廳主要承辦的總會重要會議和活動的相關資料。

(三)辦公廳承辦的總會外發和下發的帶文號的各類文、函件。

(四)總會團體會員和名譽、榮譽稱號授予的相關文件和資料。

(五)辦公廳承辦制定的總會規章制度。

(六)各類協議及其它有關總會參與、協調的重要事宜的資料。

二、籌募部、項目部

(一)部門承辦的與業務工作有關的會領導及會外各級領導的批示、指示和重要講話。

(二)部門組織承辦的項目、活動的綜合資料,包括:立項報告、合作協議、合同及重要會議資料等。(項目和活動中的具體事務性詳細資料由部門自行保存,不作為檔案上交)。

(三)部門承辦的以總會名義外發、下發的帶文號的文、函件。

(四)部門承辦制定的有關本部門及總會的規章制度。

(五)總會及會外各級領導參與、參加部門組織承辦的重要項目和活動的資料。

三、外聯部

除按籌募、項目部等業務部門整理上交內容歸檔外,還要整理總會組團出國(境)及接待國(境)外來訪團的綜合資料。

四、財務部

(一)會計憑證類:原始憑證、記帳憑證、匯總憑證,其他憑證。

(二)會計賬簿類:總賬、明細賬,日記賬,其他會計賬薄。

(三)財務報告類:月度、季度、年度財務報告、審計報告,其他財務報告。

(四)其他類:銀行存款余額調節表,銀行對帳單、其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊。

五、新聞辦公室

(一)總會主要領導人撰寫和修改的重要稿件原稿。  

(二)總會定稿發表的新聞通稿、回復媒體采訪的原稿和改樣。

(三)總會及新聞媒體拍攝錄制的關于總會重大活動的錄音、照片、錄像資料。

(四)各新聞單位關于總會重要項目、活動、事件的相關報道。

(五)《慈善》雜志綜合資料(合訂本)。

(六)《中華慈善年鑒》。


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